Guida – Fatture Clienti

Fatture Clienti

Cliccando su Fatture Clienti potrai accedere al menù a tendina che ti offre le seguenti funzionalità:

Fatture clienti zoom con Canoni


Fatture

Nelle fatture clienti è possibile creare nuove fatture, registrarle, inviarle direttamente al cliente, gestire gli incassi e lo scadenziario delle fatture emesse.

Cliccando su Fatture si aprirà un Tab. La pagina di apertura non ha contenuto, ma solo un’area per la Ricerca o per la creazione di una Nuova Fattura.

31 cerca fattura cliente

Ricerca di una Fattura Cliente 

1 -Nel riquadro deputato alla ricerca si potrà editare il nome o parte del nome del Cliente di cui si sta cercando la fattura. Cliccando su Cerca apparirà un elenco di record contenenti quello specifico nome o porzione di nome.

2 – In alternativa cliccando sulla freccia alla destra del riquadro di inserimento testo, si aprirà una tendina che consente di effettuare la ricerca secondo determinati filtri (Es. Nome, Ragione Sociale, Data…).  Uno dei filtri di ricerca è “Stato”: cliccando sulla freccia alla destra del riquadro di inserimento testo si aprirà una tendina che fornirà i possibili stati di una fattura: Nuovo o Fatturato, che distingue le fatture già registrate da quelle ancora da registrare.

32 tendina ricerca fattura cliente

3 – Decidendo di non scrivere nulla nell’area di inserimento testo, non selezionando alcun filtro e cliccando Cerca si otterrà l’elenco di tutte le Fatture Cliente presenti a sistema.

33 maschera riepilogo fatture cliente

Cliccando il pulsante azzurro posto sulla destra, che riporta la dicitura “Excel” si otterrà il download di tutti i record mostrati a video, organizzati in un foglio excel.

Accanto ad ogni record dell’elenco sono disponibili due pulsanti:

  • Dettaglio  (arancio)

  • Cancella (rosso)

Cliccando Cancella si determina la cancellazione del file, cliccando su Modifica si entra nella scheda dettagliata della specifica Fattura Cliente.

La si può semplicemente consultare oppure modificare, ricordando di cliccare poi sul pulsante verde Salva in alto a sinistra.

34 dettaglio di una fattura cliente

Registrazione Fattura

Cliccando Modifica accanto ad uno dei record dell’elenco di riepilogo, si accede al dettaglio della specifica Fattura Cliente.

Tra le funzionalità messe a disposizione dalla maschera si trova anche Registra (pulsante Azzurro in alto a sinistra): cliccandolo si determinerà la registrazione della fattura.

pulsante registra fattura cliente

Subito dopo aver cliccato Registra, i pulsanti a disposizione si modificheranno:

 35 dettaglio fattura cliente pulsanti post registrazione

Verranno forniti due nuovi pulsanti:

  • Annulla Registrazione (per rimediare ad un eventuale errore)

  • Invia fattura al cliente (per spedire la fattura appena registrata alla mail del cliente presente in anagrafica)

Cliccando Invia fattura al Cliente si aprirà un nuovo tab, riportante il modello predefinito di invio fattura via mail.

Se nell’anagrafica di quel preciso cliente non dovesse essere stato indicato l’indirizzo mail, il campo “A:” risulterà vuoto e si dovrà aggiungere l’indirizzo mail del Cliente.

L’Oggetto della mail sarà costituito dai dettagli della fattura che si sta inviando ed il testo sarà eventualmente modificabile a piacere.

36 invia mail fattura al cliente

 

Un Video vale più di mille parole: segue un video in cui registreremo una fattura già creata in precedenza e vedremo come la registrazione determina automaticamente la creazione di voci nello Scadenziario. La fattura in questione prevede pagamenti suddivisi in 30 e 60gg: di conseguenza determinerà la creazione di due distinte scadenze all’interno dello scadenziario.

 

Creazione di una Nuova Fattura Cliente

37b Nuova fattura cliente

Cliccando su Nuovo si aprirà un Tab Nuova Fattura Cliente contenente una scheda non compilata: qui si potranno inserire i dati della nuova Fattura.

Nuova fattura cliente

Nuova fattura cliente

Nella scheda potranno essere inseriti tutti i dati relativi alla Fattura: il nome del cliente, la data della fattura ed i dettagli della vendita. Si potrà associare un Progetto alla fattura cliccando sul “+ altre info” e selezionando il progetto dal menu a tendina. Si potrà aggiungere documentazione alla fattura, se necessario, cliccando su Carica e selezionando il file. Dopo aver salvato e/o registrato la fattura, essa potrà essere stampata ed inviata al cliente via mail. 

Dettaglio

Subito sotto i dati generali riferiti alla fattura si trova la sezione deputata all’inserimento dei dettagli delle voci presenti in fattura: cliccando n volte il pulsante verde Aggiungi nuova Riga/Voce si genereranno automaticamente n righe in cui immettere n voci della specifica fattura.

38 nuova fattura cliente Dettaglio

Pagamenti

Selezionando il Cliente per il quale si sta creando la nuova fattura, si compileranno automaticamente gran parte dei campi della nuova Fattura. Anche i termini di Pagamento si autocompileranno (sempre che nell’anagrafica di quel cliente sia stato specificato il termine di pagamento).

39 fattura cliente Pagamenti

Al termine della compilazione si dovrà ricordare di cliccare sul pulsante verde Salva in alto a sinistra, determinando la nascita di un nuovo record nella maschera di riepilogo delle Fatture Cliente già a sistema.

IMPORTANTE: Si possono generare tutte le fatture programmate per i mesi successivi (è molto utile in caso di pagamenti ricorrenti da parte di un Cliente o per ricordare scadenze già programmate), ma le fatture per diventare effettive dovranno essere registrate mediante l’apposito pulsante azzurro Registra posto in alto a sinistra. Dopodiché la fattura sarà spedibile via mail al cliente (si veda la sezione Registrazione Fattura riportata poco sopra).

Un video vale più di mille parole:

 

Invio fatture al cliente

Per inviare una fattura al cliente basta entrare nella fattura e cliccare sul pulsante “Altro” in alto e selezionare “Invia fattura al cliente”. Apparirà la schermata della mail che verrà spedita al cliente, l’indirizzo e-mail del cliente viene preso dal campo “Mail amministrazione” dell’anagrafica cliente. In allegato alla mail ci sarà la fattura ed eventualmente altri documenti che sono stati aggiunti durante la creazione della fattura.

Invio fattura al cliente

 

Incassi

Cliccando su Incassi si aprirà un Tab. La pagina di apertura non ha contenuto, ma solo un’area per la Ricerca o per la creazione di un Nuovo Incasso.

40 cerca incassi

Per la procedura di “Ricerca” selettiva di un Incasso si faccia riferimento a quanto detto, poco sopra, per la ricerca di una Fattura Cliente.

Cliccando semplicemente il pulsante verde “Cerca”, il sistema restituirà la maschera contenente l’elenco di tutti gli Incassi:

42 maschera riepilogo incassi

Cliccando il pulsante azzurro posto sulla destra, che riporta la dicitura “Excel” si otterrà il download di tutti i record mostrati a video, organizzati in un foglio excel.

Accanto ad ogni record dell’elenco sono disponibili due pulsanti:

  • Modifica (arancio)

  • Cancella (rosso)

Cliccando Cancella si determina la cancellazione del file, cliccando su Modifica si entra nella scheda dettagliata dello specifico Incasso.

43 dettaglio Incasso

La si può semplicemente consultare oppure modificare, ricordando di cliccare poi sul pulsante verde Salva in alto a sinistra.

Nuovo Incasso

44b Nuovo Incasso

Cliccando su Nuovo si aprirà un Tab Nuovo Incasso contenente una scheda non compilata: qui si potranno inserire i dati del nuovo Incasso.

44 nuovo incasso

Selezionando il Cliente, il sistema proporrà automaticamente tutte le fatture emesse per quel Cliente ed ancora in attesa di incassi.

Inserendo l’importo, il sistema lo distribuirà automaticamente tra le fatture a disposizione, partendo da quella/e più prossima/e a scadenza (l’utente può sempre modificare manualmente tale distribuzione):

45b Esempio di incasso distribuito su più fatture

Al termine della compilazione si dovrà ricordare di cliccare sul pulsante verde Salva in alto a sinistra, determinando la nascita di un nuovo record nella maschera di riepilogo degli Incassi già a sistema.

Da Scadenziario a Incassi

Il modo più semplice per registrare un Incasso è passando dallo Scadenziario: per ogni fattura cliente creata a registrata, si genera automaticamente un record nell’area Scadenziario.

Ricevuto il pagamento dal Cliente per quella specifica fattura, basterà aprire lo Scadenziario, cliccare Incassa e generare così il nuovo Incasso:

 

 

Scadenziario Clienti

In breve, lo Scandenziario Clienti visualizza tutte le fatture create, registrate e non ancora incassate. Dall’elenco è possibile registrare l’incasso, spostando quella voce da Scadenziario a Incassi.

Cliccando su Scadenziario si aprirà un Tab. La pagina di apertura non ha contenuto, ma solo un’area per la Ricerca o per il download del file Excel.

Per la procedura di “Ricerca” selettiva all’interno dello Scadenziario, si faccia riferimento a quanto detto, poco sopra, per la ricerca di una Fattura Cliente.

Cliccando semplicemente il pulsante verde “Cerca”, il sistema restituirà la maschera contenente l’elenco di tutte le voci dello Scadenziario:

48 maschera riepilogo scadenze

Cliccando il pulsante azzurro posto sulla destra, che riporta la dicitura “Excel” si otterrà il download di tutti i record mostrati a video, organizzati in un foglio excel.

In corrispondenza di ogni record dell’elenco sono disponibili due pulsanti:

  • Fattura Cliente n°/anno (arancio) (fattura a cui è abbinato l’incasso)

  • Incassa (azzurro) (da cliccare quando in home banking risulta effettuato il pagamento)

Cliccando fattura Cliente n°/anno si determina l’apertura, in un altro tab, della fattura corrispondente.

Cliccando su Incassa si apre un altro tab Incasso che, una volta compilato e salvato, determina la nascita di un nuovo record negli Incassi e la sparizione di tale record dallo scadenziario.

NOTA BENE: In realtà, a seguito del salvataggio e spostamento negli incassi, apparentemente il record sarà ancora presente nello scadenziario: basterà aggiornare l’elenco cliccando nuovamente Cerca ed il record sparirà dal riepilogo.

IMPORTANTE: Come nascono i record nella maschera Scadenziario Clienti? Non esiste il pulsante “Nuovo” per inserirli manualmente… e quindi come si genera l’elenco presente in questa maschera?

Hai emesso una Fattura ad un cliente e l’hai registrata, quindi il sistema si aspetta di ricevere un Incasso. Automaticamente il gestionale creerà una Scadenza in corrispondenza di ogni Fattura Clienti che registrerai (Guarda il video di registrazione Fattura per ulteriori info a riguardo).

 

Canoni Clienti

Cliccando su Canoni si aprirà un Tab. La pagina di apertura non ha contenuto, ma solo un’area per la Ricerca o per la creazione di un Nuovo Canone.
Per la procedura di “Ricerca” selettiva di un Canone si faccia riferimento a quanto detto, poco sopra, per la ricerca di una Fattura Cliente.

Creazione di un Nuovo Canone Cliente
Cliccando su Nuovo si aprirà un Tab Nuovo Canone Cliente contenente una scheda non compilata: qui si potranno inserire i dati del nuovo Canone.

nuovo canone

I campi obbligatori (contrassegnati da un asterisco) prevedono l’inserimento delle seguenti informazioni relative ad un canone:

  • Cliente (selezionare dal menù a tendina uno dei Clienti già inseriti in Anagrafica)

  • Descrizione (Es. Consulenza)

  • Durata (in mesi, durata del contratto oggetto del canone)

  • Frequenza (Ogni quanto il Cliente pagherà il canone. Es. Digitando in questo campo “6” significa che, a prescindere dalla durata del canone, ogni 6 mesi verrà emessa fattura per il pagamento)

  • Metodo di Pagamento (menù a tendina: Inizio periodo, Fine periodo, Fine mese precedente)

  • Termine di pagamento (menù a tendina Es. Bonifico 30gg data fattura)

Un campo non obbligatorio, ma essenziale per la generazione automatica delle fatture correlate al canone che si sta creando è

  • Data di Inizio (data in cui ha inizio il canone)

Settata questa data, in base a durata e frequenza, il sistema genera automaticamente le altre date sensibili, ovvero Data di Rinnovo, Data di Avviso (ti arriverà una mail che ricorda l’imminenza del rinnovo) e data di Chiusura (si può non impostare e il canone si rinnoverà all’infinito, settandola non prevederà rinnovi oltre quella data).

Dettagli

Subito sotto i dati generali riferiti al canone si trova la sezione deputata all’inserimento dei dettagli delle voci presenti nella fattura del canone: cliccando n volte il pulsante verde Aggiungi nuova Riga/Voce si genereranno automaticamente n righe in cui immettere n voci della specifica fattura.

NOTA BENE: nel campo denominato “Prezzo Unitario” si potrà decidere di mettere il costo mensile e quindi si dovrà impostare, nel caso di pagamento per trimestri, n°3 come quantità. In alternativa si potrà scrivere in “Prezzo Unitario” il costo complessivo della rata del canone, ovvero del trimestre, indicando come n°1 la quantità. In ogni caso l’importo in “Prezzo Unitario” dovrà corrispondere al costo di una rata del canone e non al costo complessivo annuale del canone.

Rigenera le fatture

Salvare un canone non è sufficiente a generare tutte le fatture Cliente abbinate a tale canone. Si dovrà cliccare il pulsante Rigenera fatture (arancio) posto in alto a sinistra accanto al pulsante Salva. Cliccandolo verranno generate tutte le fatture connesse al canone: tali fatture dovranno poi essere registrate nell’area fatture Cliente (si veda paragrafo dedicato alla registrazione fatture).

Potrai sempre modificare un Canone salvato e, dopo aver modificato durata o frequenza o qualsiasi parametro, dovrai solo cliccare Rigenera Fatture per determinare la cancellazione di tutte le fatture che avevi già generato, sostituendole con quelle nuove.

Nota Bene: le fatture già registrate non verranno cancellate, solo quelle ancora da registrare saranno modificate con quelle nuove.

Nota Bene: nei Movimenti Economici (si veda paragrafo dedicato) la Ritenuta D’acconto di un Canone, a prescindere dalla sua durata, verrà “spalmata” su base mensile.

 

 

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